Siete Pasos para dar Feedback Efectivo

Siete pasos para dar Feedback Efectivo

¿Te pasa que sientes que tus instancias de retroalimentación no terminan del todo bien? Te voy a contar los 7 pasos que tienes que seguir para dar feedback de manera efectiva.

Paso 1: Pide permiso. Es muy importante que trabajes en ganarte el derecho. No sirve forzarlo. No debes fumigar la posibilidad de tener este tipo de intercambios. Si lo hacemos con torpeza, se clausura la escucha, perdemos la capacidad de influencia sobre nuestro equipo y colapsaría nuestro liderazgo. Conviene explicitar el propósito de la conversación (por ejemplo: mejorar la manera en que trabajamos juntos, contribuir al logro de los objetivos propuestos, resolver conflictos encarnados, etc.).

Paso 2: Crear un contexto positivo. Esto implica comenzar destacando aspectos positivos de su desempeño o sus fortalezas. Si no tenemos nada bueno que decir, es porque no estás listso para esta conversación. En ese caso, toma papel y lápiz, reflexiona y tómate una semana más para anotar lo positivo. Debemos ser fuente de confianza: generar una "guardia baja" y una escucha plena: Así luce la confianza.

Sería acertado abrir la conversación destacando algo positivo de su relación con el equipo o de su desempeño. Procura que sea honesto. Dar feedback es como una operación quirúrgica: vamos a "violentar" el cuerpo para mejorar el sistema, pero no podemos someter a la persona a este proceso sin asegurarnos primero de que está preparada para afrontarlo.

Paso 3: Reconoce la corresponsabilidad de los resultados. Deja en claro que los resultados son siempre compartidos: si una persona no rinde, es porque no rendimos como equipo. Asume que quizás tendrías que haber tenido más de estas instancias, o haber tomado otro tipo de decisión hace tiempo. Si está en el equipo, el resultado es compartido. Explicita esta esta corresponsabilidad con un enfoque en: "Juntos no lo hicimos; juntos lo resolvemos".

Les comparto una representación gráfica de esto último, que les permitirá entender mejor este punto:

Como se puede ver en la fórmula, en la parte superior está lo que está en el dominio de nuestro colaborador y abajo estamos nosotros (como líderes):

1. Lo que ellos entienden sobre lo que deben hacer está directamente relacionado con qué tan claros hemos sido al transmitir nuestras expectativas.
2. Su compromiso depende de nuestra capacidad de conectar y generar un clima de seguridad psicológica.
3. Sus competencias dependen de la calidad del entrenamiento que proporcionamos al equipo.

La correlación demuestra que los resultados son compartidos.

Paso 4: Entrega la retroalimentación Aquí llega el momento clave: la retroalimentación propiamente dicha. Muchas veces inicio esta etapa indagando abiertamente, creando un espacio para fomentar la autoconciencia y permitir que la otra persona pueda tomar control sobre lo que le pertenece por derecho, su estado emocional:

• ¿Cómo estás?
• ¿Cómo sientes tu motivación en general?
• ¿Hay algo que te preocupe?

Luego, al entregar el juicio evita generalidad, estereotipos y ten en cuenta:

1. Elijamos 2-3 hechos concretos que respalden la interpretación que quieres compartir
2. Refiérelos con frases como: "He notado que…".
3. Introduce tu juicio de manera amistosa y cordial: "Quizás…" o "Esto me invita a pensar que…".
4. Valida los hechos con la otra persona para asegurar que ambos están en la misma sintonía.

Paso 5: Identifica el origen del problema. Determina dónde está la brecha (gap): ¿se trata de falta de compromiso, comunicación inefectiva, incapacidad o una combinación de estas? ¿Dónde radica la oportunidad?

Paso 6: Establece acciones concretas y futuras. Define junto con la persona las acciones específicas necesarias para alcanzar los resultados esperados. ¿Qué plan llevaremos a cabo para revertirlo? ¿Qué?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿de qué manera se medirá?

Paso 7: Sella el pacto con un compromiso efectivo. Este es probablemente el paso más importante. Asegúrate de establecer:

• ¿Cómo se verá el resultado?
• ¿Cuándo podemos esperar que ocurra?
• ¿Qué necesita la persona de tu parte para lograrlo?
• ¿Qué más se puede hacer y quién más podría colaborar?

Finalmente, fomenta un compromiso firme y medible. No basta con un "lo intentaré" o "haré todo lo posible." El compromiso debe ser: "Lo haré, y para asegurarme de que así sea, necesito esto y esto." Y tu rol como lider es sostener al otro persistente y compsivamente para que así sea.

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